Risikomanagement: Von der Mondmission zur Doppelhaushälfte

 

Risikomanagement ist in der Baubranche von hoher Bedeutung. Gerade hier werden rechtlich bindende Aussagen zu den Errichtungskosten und dem Fertigstellungszeitraum eines Bauvorhabens verlangt. Dabei sind gerade diese Kennzahlen sehr anfällig für Veränderungen durch unberechenbare Faktoren. Von schwankenden Materialkosten und Beschaffungspreisen, über Genehmigungs-und Zulassungsprozesse bis hin zu der Arbeitsqualität von kollaborierenden Gewerken: Im Alltag eines Bauunternehmers finden sich zahlreiche Risikofaktoren, die zu erhöhten Kosten oder Zeitverzögerungen führen können. Um dem jedoch entgegenzuwirken, ist ein systematisches und transparentes Risikomanagement extrem wichtig. Hierdurch können Gefahren schon in der Planungsphase identifiziert, mitigiert oder sogar komplett vermieden werden.

Was ist Risikomanagement?

Risikomanagement bezeichnet die Gesamtheit aller Maßnahmen zur Erkennung, Analyse, Bewertung, Kommunikation, Überwachung und Steuerung von Risiken. Ziel ist stets die Sicherung und erfolgreiche Weiterentwicklung des Gegenstands des Risikomanagements. Besonders häufig erfolgt die Erarbeitung entsprechender Maßnahmen für das eigene Unternehmen oder die eigenen Leistungen.

Mittlerweile gibt es eine Vielzahl an Methoden zur Risikobewältigung, die über die Jahre in den verschiedensten Industrien entwickelt wurden. Da in der Baubranche 87% aller Unternehmen weniger als 10 Mitarbeiter beschäftigt, liegt der Fokus dieses Artikels auf Verfahren, die auch in einem kleineren Rahmen effektiv umsetzbar sind.

FMEA: Von der Mondmission zur Doppelhaushälfte

Die Fehlermöglichkeit- und Einflussanalyse (FMEA) ist eine Methode des Risikomanagements die auch im kleinen bis mittelgroßen Unternehmensrahmen einsetzbar ist. Das US-Milität hat sie Ende der 1940er Jahre entwickelt. In den 60er Jahren hat die NASA diese aufgegriffen um hoch risikobehaftete Projekte wie die Apollo, Voyager oder Galileo Missionen durchzuführen. Seither erfreut sich die FMEA in Industrien wie der Luft- und Raumfahrt und der Automobilbranche großer Beliebtheit. Jedoch macht auch die Baubranche hier ihre ersten Schritte, da die Grundkonzepte dieser Methode industrieübergreifend einsetzbar sind.

Graphik 1: Die 10er Regel der Fehlerbehebung

Da der Korrekturaufwand eines Mangels von einem Arbeitsschritt zum nächsten um das Zehnfaches steigt (siehe Graphik 1), wird bei der FMEA Wert auf die präventiven Maßnahmen des Risikomanagements gelegt. Schon in der Planungsphase sollen Fehler, deren Ursachen und Folgen hinsichtlich ihrer Schwere bewertet und behandelt werden. Die 5 Schritte einer FMEA werden im Folgenden beispielhaft durchgeführt und erläutert:

1. Organisatorische Vorbereitung:

Zuerst definieren Sie, für welche Prozesse Sie die FMEA durchführen wollen. Beispielsweise könnte dies der Bau einer Doppelhaushälfte für die Familie Mustermann sein.

2.  Systemelemente und Systemstruktur definieren:

Der Prozess wird daraufhin in seine Teilprozesse (die Systemelemente) heruntergebrochen. Im Fall unseres Beispiels orientieren wir uns an der Projektorganisation nach den Leistungsphasen der Honorarordnung für Architekten- und Ingenieurleistungen. Diese werden in einer Baumstruktur miteinander auf verschiedenen Strukturebenen in Beziehung gesetzt, damit für die analysierten Abläufe, deren Teilschritte und Einflussfaktoren ersichtlich werden. Nun werden drei Ebenen für die weitere Analyse ausgesucht. In unserem Beispiel haben wir den Vergabeprozess zur weiteren Analyse ausgewählt (siehe Graphik 2).

Graphik 2: Systemstruktur des Bauvorhabens

 

3. Beschreibung der Funktionen und Fehlfunktionen der Systemelemente:

Auf der Systemstruktur aufbauend wird nun die Funktionsstruktur erstellt. Sie ermitteln hierbei, welche Aufgaben oder Funktionen jeder Teilprozess erfüllt. Hierbei ist die Verkettung von Funktionen zwischen den verschiedenen Systemebenen von großer Bedeutung.

Zuerst werden nun für jeden Teilprozess potenzielle Fehlfunktionen identifiziert und deren Auswirkungen auf über- und untergeordnete Systemelemente identifiziert. Hierbei ist es wichtig, den Einfluss von Komponenten außerhalb des betrachteten Umfangs mit einzubeziehen. Diese werden als Schnittstellen mit in das Diagramm eingetragen.

Das resultierende Fehlernetz stellt die möglichen Kombinationen aus Fehlern, Folgen und Ursachen, sowie auch die Schnittstellen zur nicht betrachteten Einflussfaktoren (Schnittstellen) graphisch dar (siehe Graphik 3).

Graphik 3: Funktionsdiagramm des Vergabeprozesses der DHH Mustermann

Alle Kombinationen werden mit einer Risikoprioritätszahl versehen (RPZ), welche als Indiz für die Schwere der jeweiligen Fehlerkombination dient. Die RPZ ist das Produkt aus der Bedeutung der Fehlerfolge, der Auftrittswarscheinlichkeit der Fehlerursache sowie der Entdeckungswarscheinlichkeit des Fehlers. Da jeder der Faktoren eine Wert von 1 bis 10 besitzt, hat die RPZ einen Wertebereich von 1 bis 1000. Je höher die RPZ, umso wichtiger ist die Mitigation des Risikos.

Graphik 5: Berechnung der RPZ

Die Bewertung der Fehler mittels der RPZ ist der zentrale Schritt bei Durchführung einer FMEA und erlaubt ein Ranking der analysierten Fehler. Die Vergabe der Punkte erfolgt in der Regel gemäß der eigenen Einschätzung und ist demnach anfällig für Abweichung aufgrund von individuellen Wahrnehmungen. Um dem entgegenzuwirken, kann es hilfreich sein, standardisierte Bewertungsmaßstäbe einzuführen oder den Mittelwert der Bewertungen der einzelnen Teammitglieder zu verwenden.

4. Ableitung von Maßnahmen und Optimierung

Als Nächstes werden für alle Fehlerursachen neue Vermeidungs- und Entdeckungsmaßnahmen geplant. Idealerweise orientiert man sich in der Reihenfolge der Fehlerbearbeitung an den eben ermittelten RPZ. Dies eliminiert zuerst die kritischen Bereiche.

Die RPZ liefert durch ihre Faktoren auch Informationen über die einzusetzende Art an Handlungsmaßnahmen: Hat eine Fehlerkombination eine hohe Bedeutung der Fehlerfolge, so sind auswirkungsbegrenzende Maßnahmen sinnvoll. Bei einer hohen Auftretenswahrscheinlichkeit sind vermeidende Maßnahmen hilfreich und bei einem hohen Entdeckungswert (somit niedriger Entdeckungswahrscheinlichkeit) sind entdeckende Maßnahmen ratsam.

Prinzipiell sind vermeidende Maßnahmen (z. B. eine Veränderung im Arbeitsablauf) zu bevorzugen, da Sie hier den Fehler bereits vor seiner Entstehung eliminieren. Auswirkungsbegrenzende (z. B. Erhöhung der Redundanz) und entdeckende Maßnahmen (z. B. zusätzliche Prüfung) sind auch möglich, jedoch führen sie meist zu einem erhöhten Zeit- oder Kostenaufwand.

5. Terminverfolgung und Erfolgskontrolle

Eine FMEA ist nur sinnvoll, wenn die daraus hervorgehenden Maßnahmen zur Risikominderung auch durchgeführt werden. Um die Wirksamkeit der Maßnahmen dabei bewerten zu können, ermitteln Sie nach deren Durchführung erneut eine RPZ zu der relevanten Fehlerkombination. Dies schafft eine Basis, auf der zukünftige Maßnahmen durchgeführt und dabei miteinander verglichen werden können.

Diesen Prozess können Sie durch ein FMEA-Formblatt dokumentieren. Graphik 5 zeigt ein teilweise ausgefülltes Formblatt basierend auf der Beispiel-FMEA der Doppelhaushälfte der Familie Mustermann. Eine vollständige Excel Vorlage, mit deren Hilfe Sie Ihre eigene FMEA durchführen können, finden Sie im Anhang.

Graphik 5: FMEA-Formblatt für die DHH der Familie Mustermann

Fazit:

Risikomanagement ist essenziell für den Erfolg jedes Bauprojektes. In anderen Branchen haben sich Risikomanagement-Verfahren schon lange etabliert und ermöglichen Unternehmen kostengünstiger und termintreu zu produzieren. Mit der FMEA haben wir Ihnen eine simple jedoch effektive Methode vorgestellt, die bei Bauvorhaben jeder Größenordnung eingesetzt werden kann und flexibel auf die Bedürftnisse Ihres Unternehmens angepasst werden kann.

Falls Sie weitere Fragen oder Anregungen haben, können Sie sich jederzeit mit uns in Verbindung setzten. Prozeo bietet hierfür mit Combind eine Projektmanagementsoftware, die auf die Baubranche spezialisiert ist. Besuchen sie uns hier auf unserer Webseite.

Download Dateien:

FMEA Beispiel-Formblatt